最終更新日：2024年03月15日

ビジネスメールへ返信する場合のマナーや注意点から、書き方のポイントを解説します。取引先や上司、お客様など、誰に返信するかによっても返信の内容は変わってきます。シチュエーションや相手別の例文もご紹介していますのでご参考ください。

ビジネスメールに返信する際、社会人なら知っておくべきマナーがあります。押さえておきたい基本の4つのポイントを確認しておきましょう。

ビジネスメールの返信は、基本的には当日中に行うのが理想です。しかし、外出や休暇などの関係で難しい場合もあるので、遅くともメールを確認してから24時間以内の返信を心がけましょう。

どうしても返信の時間が取れそうになくレスポンスに時間を要するのであれば、返信が遅くなりそうな旨をメールで送信しておきましょう。その際、「なぜ返信が遅れるのか」「具体的な返信はいつ頃の予定か」を書き添えておくと丁寧です。

返信メールに限らず、ビジネスメールでは誤字脱字には気を付けましょう。

誤字脱字が多いとだらしない印象を受けることもあります。送信前には必ず誤字脱字がないかをチェックしましょう。

送られてきたメールに返信すると「Re:」という表記がタイトルに付加されますが、消さずにそのままの状態で返信しましょう。

「Re:」が残っていると相手が受け取ったときに返信メールであることがひと目で分かると同時に、それまでのやり取りをスムーズに把握できるというメリットがあります。途中でメールの議題が変わった場合を除いて、そのままの件名でやり取りを続けることが大切です。

ただし、何度もやり取りが続いて「Re:」が重なってしまうと、元の件名が分からなくなりひと目でやり取りの内容を把握できなくなってしまいます。やり取りが続いて「Re:」が多くなった場合、1つだけ残して他のRe:は削除しましょう。

「TO」に自分が設定されている場合は、「あなたに読んでもらいたいメールです」という意思表示をされていることになります。

しかし、「CC」に自分のメールアドレスが表示されているなら基本的には「目を通してもらいたい内容なので同時に送信している」という意味合いであり、返信の必要はありません。ただし、自分が返信しなければならない内容の場合は返信した方が良いケースもあります。

受信したビジネスメールに返信する必要があるのか迷った場合は、次の6つのポイントを参考に判断するとよいでしょう。

取引先から受け取ったメールだけでなく、社内の上司や同僚などから受信したメールにも必ず返信しましょう。「重要な内容ではなさそうだから放っておこう」と自己判断するのではなく、メールが間違いなく自分のもとに届いており、内容を把握した旨を伝えることが重要です。

詳細に返信する必要がなさそうなメールであっても、時間を割いてメールを送信してくれたことへの感謝を伝える姿勢を忘れないことが大切になります。

ただし、前述のように「CC」に含まれているケースなど、返信の必要がないメールも一部あります。送り主に負担をかけないように、返信しなければならないメールにのみ返事を出すように意識しましょう。

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メールのやり取りは、最初に送信した側が終わらせるのが原則とされています。自分が最初にメールを差し出したのであれば、「用件を記述した自分からのメール→相手からの返信→確認やお礼の旨を記述した自分からのメール」などの流れで終わらせるとスマートです。

受信したメールに定型文が含まれているケースは少なくありませんが、定型文で締められているメールには「これでやり取りを終わらせます」という意図が含まれていることから、基本的に返信する必要はないとされています。

例えば「何か気になる点などがございましたら、お気軽にご連絡ください」「今後とも何卒よろしくお願いいたします」「何かございましたら、改めてご連絡を差し上げます」などの表現は、送信者がやり取りを終わらせる意図で記述していると考えられます。これらの定型文へ返信するとメールを終わらせるタイミングがなくなってしまうため、返信せずにやり取りを終了させましょう。

自分が送ったメールに対して相手から内容の返信があったときは自分から回答へのお礼メールを送信して終了し、相手から送られてきたメールに対して自分が返信した際にお礼メールが返ってきていれば、それ以上返信しなくても構わないケースが多いでしょう。

ビジネスメールにおいて「CC」を指定したやり取りはよく行われます。前述の通り、自分のアドレスがCCに設定されているときは基本的に返信不要ですが、内容次第では返信が必要になる場面もあるでしょう。

自分がCCに指定されているメールに対して返信すること自体は、ルール違反ではありません。しかし送信者の視点からすると「本来返信を求めている相手からの返信」ではないため、「CCですが返信失礼いたします」などの断りの一文を添えて送信することをおすすめします。

「返信不要です」とメールの